VvE De Zetsteen
Privacyverklaring Vereniging van Eigenaren De Zetsteen
Op 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van kracht geworden. Op basis daarvan is onderstaande privacyverklaring opgesteld.
Deze privacyverklaring is opgesteld namens het bestuur van de Vereniging van Eigenaren De Zetsteen, Oranjehof 32CVZ, 3361 HZ Sliedrecht.
Het onderstaande is van toepassing op de namens het bestuur van VvE De Zetsteen vastgelegde register van persoonsgegevens van de leden van de VvE.
Introductie
Het bestuur van VvE De Zetsteen hecht groot belang aan de privacy van de leden van VvE De Zetsteen en neemt alle bepalingen van relevante wetten, richtlijnen en verordeningen inzake de bescherming van persoonsgegevens in acht.
Namens het bestuur van VvE De Zetsteen fungeert de voorzitter van het bestuur als de verwerkingsverantwoordelijke.
Op wettelijke basis zijn de leden van VvE De Zetsteen tenminste verplicht tot het aan de voorzitter van het bestuur van VvE De Zetsteen verstrekken van hun naam en adres.
Aard van de gegevensverwerking
De voorzitter van het bestuur beheert de gegevens van de leden van VvE de Zetsteen te weten:
- Voorletters en achternaam.
- Adres.
- Telefoonnummer(s).
- E-mailadres. (Voor zover de eigenaar die kenbaar heeft gemaakt)
- Bankrekeningnummer waarvan de maandelijkse bijdragen worden afgeschreven. (Via een afgegeven machtiging of persoonlijke bankopdracht)
Doel van de gegevensverwerking
- Schriftelijke uitnodigingen voor vergaderingen via het postadres van de leden van de VvE versturen.
- Schriftelijke mededelingen aan de leden van de VvE via hun postadres kenbaar maken.
- Tussentijdse mededelingen per e-mail aan de leden van de VvE kenbaar maken.
- De aanwezige leden van de VvE op de presentielijst van vergaderingen vermelden.
- In het verslag van een vergadering de naam van leden van de VvE, die tijdens een vergadering het woord voeren, vermelden.
- Voor zover noodzakelijk telefonisch contact met de leden van de VvE opnemen.
- De maandelijkse bijdragen van de leden van de VvE incasseren.
- Aan schriftelijke verzoeken van daartoe bevoegde instanties voldoen.
Overige bepalingen
Een gedeelte van het administratieve en financiële beheer is uitbesteed aan een beheerder. Deze beheerder beschikt over dezelfde in de paragraaf “Aard van de gegevensverwerking” vermelde persoonsgegevens. De voorzitter van het bestuur ziet er voortdurend op toe dat deze gegevens uitsluitend voor de hierboven genoemde paragraaf “Doel van de gegevensverwerking” worden gebruikt. De voorzitter van het bestuur blijft volledig aansprakelijk voor de gevolgen van het uitbesteden van werkzaamheden aan de beheerder.
Personen die in opdracht of aanwijzing van de voorzitter van het bestuur handelen zijn verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens waarvan zij kennis nemen, behalve wanneer zij door wet- en regelgeving verplicht worden deze persoonsgegevens te verstrekken.
De voorzitter van het bestuur doet zijn uiterste best om de persoonsgegevens te beschermen en neemt passende technische en organisatorische maatregelen om deze te beschermen tegen inbreuken op beveiliging, vertrouwelijkheid of integriteit en andere ongeautoriseerde of onwettige vormen van verwerking.
De persoonsgegevens worden, behoudens wettelijke verplichtingen, uitsluitend gebruikt voor de gestelde doelen of doeleinden. De voorzitter van het bestuur zal zich beperken tot het verzamelen van de hoogst noodzakelijke gegevens die hiervoor nodig zijn.
De persoonsgegevens van diegenen waarvan het lidmaatschap van VvE De Zetsteen is beëindigd worden verwijderd, tenzij de persoonsgegevens noodzakelijk zijn ter voldoening aan een wettelijke bewaarplicht.
De voorzitter van het bestuur verstrekt persoonlijke gegevens alleen aan derden als daartoe door de wet of gerechtelijke bevelen verplichtingen worden gesteld.
Niet op strikt wettelijke basis noodzakelijke persoonsgegevens worden door de leden van VvE De Zetsteen op vrijwillige basis verstrekt. Deze niet op wettelijke basis verstrekte persoonsgegevens kunnen op verzoek van een lid van de VvE weer worden verwijderd.
Elk lid van VvE De Zetsteen heeft recht op inzage, correctie en verwijdering van zijn of haar persoonsgegevens die niet op strikt wettelijke basis worden gehanteerd. Een eerder afgegeven toestemming kan altijd worden ingetrokken.
Een klacht over het gebruik van zijn of haar persoonsgegevens kan bij de relevante toezichthouder worden ingediend.
Wanneer door onvoorziene omstandigheden, van welke aard dan ook, persoonsgegevens in handen komen of kunnen komen van daartoe niet bevoegde derden zal de voorzitter van het bestuur de relevante toezichthouder hiervan onverwijld in kennis stellen.
Wanneer deze privacyverklaring wordt aangepast zullen de leden van de VvE daarvan op de hoogte worden gesteld.